Zaproszenia na spotkania programu Outlook to świetny sposób, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, kiedy i gdzie odbywa się spotkanie, a także je potwierdzić. Jeśli korzystasz z programu Outlook, zaakceptowanie zaproszenia na spotkanie przypomni Ci o zbliżającym się spotkaniu. Jeśli wyślesz zaproszenia, program Outlook pozwoli Ci zobaczyć, ile osób zaakceptowało zaproszenie i w razie potrzeby wyśle je ponownie. Jeśli nigdy nie wysłałeś zaproszenia na spotkanie w Outlooku, możesz pomyśleć, że jest to skomplikowany proces, ale jest on trochę inny niż wysyłanie wiadomości e-mail.
Zaproszenia na spotkania programu Outlook
Otwórz program Outlook i kliknij menu rozwijane Nowe elementy na karcie Strona główna. Wybierz Spotkanie z menu.
Spowoduje to otwarcie nowego okna, które będzie wyglądać głównie jak nowe okno wiadomości z pewnymi różnicami. Tutaj utworzysz spotkanie i wyślesz zaproszenie do zamierzonych odbiorców.
Ponieważ jest to zaproszenie na spotkanie, będziesz mieć pola na lokalizację oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Wybierz miejsce spotkania oraz ustal godziny rozpoczęcia i zakończenia oraz datę spotkania. Spotkanie ma również „treść”, w której możesz dodać dodatkowe szczegóły, takie jak plan spotkania. Możesz również dołączyć pliki do zaproszenia, choć nie jest jasne jak. Wszystko, co musisz zrobić, to przeciągnąć i upuścić plik do okna spotkania, a zostanie on dołączony.
Po skonfigurowaniu wszystkiego kliknij pole Do i wprowadź adresy e-mail wszystkich, których chcesz zaprosić na spotkanie. Domyślnie zaproszenie poprosi odbiorców o zaakceptowanie lub odrzucenie zaproszenia, a także umożliwi im zasugerowanie alternatywnych terminów spotkań, jeśli nie będą mogli uczestniczyć w sugerowanej godzinie.
Kliknij Wyślij, a Twoje zaproszenie jest w drodze.
Tag zaproszenia na spotkanie
Zaproszenia na spotkania w programie Outlook to świetny sposób, aby upewnić się, że wszyscy wiedzą, gdzie i kiedy się udać, jednak używanie ich jako jedynego sposobu na zaplanowanie spotkania i przewijanie zaproszeń w celu ustalenia czasu, w którym nie jest to produktywne lub nudne. Lepiej porozmawiać z uczestnikami zaplanowanego spotkania przez osobisty kanał komunikacji, na przykład porozmawiać z nimi lub porozmawiać osobiście, aby dowiedzieć się, jakie godziny są dogodne dla wszystkich, a następnie wyślij zaproszenie do każdego, kto może zaakceptować .