To rozwiązanie firmy Microsoft jest jednym z najpopularniejszych zarówno w środowiskach biznesowych, jak i osobistych. Jeśli jesteś użytkownikiem Microsoft, zdecydowanie pozwala to na łatwą integrację z innymi narzędziami pakietu Office. Umożliwia to ujednolicone i zorganizowane cyfrowe środowisko pracy, a nawet możliwość automatyzacji powtarzalnych zadań. Chociaż istnieją bezpłatne wersje, mamy również Płatne programy OneDrive związane z platformą Microsoft 365:
- Tylko 100 GB przestrzeni dyskowej OneDrive: 2 EUR miesięcznie
- Office 365 Personal: 1 TB przestrzeni dyskowej w usłudze OneDrive i obejmuje pakiet Office dla komputerów PC i Mac (Word, Excel, PowerPoint i Outlook) za 69 EUR rocznie lub 7 EUR miesięcznie.
- Office 365 Home: 6 TB przestrzeni dyskowej w usłudze OneDrive i obejmuje pakiet Office dla komputerów PC i Mac (Word, Excel, PowerPoint i Outlook), pozwala dodać do tego konta łącznie 6 osób za 99 EUR rocznie lub 10 EUR miesięcznie.
Są jednak pewne środki bezpieczeństwa, które musimy wdrożyć. W przeciwnym razie możemy ujawnić Twoje dane osobowe i wszystko, co jest wrażliwe. Ujawnienie tych danych prowadzi do możliwych ataków ransomware, skutkujących utratą i kradzieżą danych, a także organizacyjnymi, lokalnymi, regionalnymi lub międzynarodowymi naruszeniami zgodności.
Bardzo ważnym szczegółem do zapamiętania jest to OneDrive to rozwiązanie do zarządzania pamięcią masową w chmurze ten Nie jest to rozwiązanie, które tworzy i zarządza kopiami zapasowymi. To jest fundamentalne rozróżnienie, którego nie można wymknąć spod kontroli. Czyli wszystkie dane przechowywane w OneDrive będą dostępne zawsze wtedy, gdy ich potrzebujemy, ale w ogóle nie będą chronione.
Uwagi dotyczące bezpieczeństwa usługi OneDrive
Zacznijmy od pozornie niewinnego czynu, który może narazić Twoje osobiste pliki na niepożądany odbiorca. Mamy na myśli udostępnianie plików przez sam OneDrive. Jedną z rzeczy, która dezorientuje użytkowników tego rozwiązania, jest to, kto będzie mógł uzyskać dostęp do określonych folderów i plików, gdy będą one dostępne w chmurze.
Po prostu zapisz pliki w folderach, które odpowiadają Twoim osobistym kontom i/lub znajdują się poza folderem „Podziel się ze mną” tylko ty będziesz mógł je zobaczyć. Chyba że sam zdecydujesz się zmienić ustawienia prywatności.
Co to znaczy? Żaden użytkownik w Twojej organizacji nie będzie mógł wyświetlać zawartości Twojego osobistego konta OneDrive. Jednak każdy, kto zarządza kontami i usługami Microsoft, będzie mógł to zrobić.
Częste pytanie wielu użytkowników brzmi: czy OneDrive może przechowywać bardzo prywatne i osobiste dokumenty? Odpowiedź brzmi, że możesz, ale nie powinieneś.
To rozwiązanie do przechowywania nie powinno zawierać dokumentów zawierających dane osobowe, zdrowotne, bankowe, finansowe i inne. Na szczęście poszczególne konta OneDrive mają sekcję o nazwie Skarbiec osobisty ten To jak niezwykle bezpieczny sejf, w którym możesz przechowywać dokumenty o bardziej wrażliwej i delikatnej zawartości. Jeśli więc masz do zeskanowania dużą liczbę dokumentów osobistych, możesz wybrać Magazyn osobisty zamiast konta, które pasuje do Twojego środowiska pracy lub po prostu konto osobiste.
Pliki w tym specjalnym folderze mają dodatkowe szyfrowanie. Ponadto należy wprowadzić mechanizmy weryfikacji, aby zapewnić, że osoba odpowiedzialna za dokumenty rzeczywiście ma do nich dostęp. Możesz wybrać wysłanie kodu weryfikacyjnego SMS-em lub e-mailem, rozpoznawanie twarzy lub odcisk palca. W przypadku braku aktywności w tym folderze, jeśli użyjesz telefonu komórkowego po 3 minutach, sesja zostanie zamknięta, jeśli masz dostęp do Internetu, sesja zostanie zamknięta po 20 minutach.
Magazyn osobisty nie jest obecnie dostępny w usłudze OneDrive dla Firm.
Czy powinienem używać OneDrive do tworzenia kopii zapasowych?
Nie. Pamiętaj, że to rozwiązanie nie tworzy kopii zapasowych ani nie zarządza nimi. Ponadto nie możemy zapominać, że istnieją pewne ważne różnice między przechowywaniem w chmurze a kopią zapasową w chmurze. Chociaż mają one pewne wspólne cechy, takie jak użycie zdalnego sprzętu, różnice te mają kluczowe znaczenie przy wyborze jednego lub drugiego rodzaju rozwiązania.
Z jednej strony przechowywanie w chmurze umożliwia przechowywanie preferowanych plików, zapewniając szybki i wygodny dostęp z dowolnego autoryzowanego urządzenia. Jeśli masz biuro w różnych miastach lub krajach lub zarządzasz wieloma urządzeniami, osobistymi i biznesowymi, sam OneDrive będzie dla Ciebie bardzo wygodny. Z drugiej strony możesz przywrócić swoje pliki, jeśli na przykład przypadkowo usuniesz jeden ze swoich komputerów. W zależności od potrzeb możesz nawet dokupić więcej miejsca do przechowywania.
Teraz przywracanie plików z usługi w chmurze to nie to samo, co przywracanie plików z kopii zapasowej. Na przykład, jeśli usuniesz plik zsynchronizowany z OneDrive lub uruchomisz oprogramowanie ransomware, plik zostanie utracony. Podobnie, gdyby pliki nie były zsynchronizowane, a kopie zostały po prostu przesłane do chmury, odzyskanie dużej ilości plików z rozwiązania pamięci masowej byłoby praktycznie niemożliwe. Rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych i zarządzania są zaprojektowane z myślą o sytuacjach „katastrof”, w których użytkownicy indywidualni i biznesowi będą mogli odzyskać swoje pliki z kopii zapasowych.
Istnieją rozwiązania takie jak m.in. Kopiuj (szczególnie dla użytkowników indywidualnych), które umożliwiają zarządzanie wieloma kopiami zapasowymi. Oznacza to, że będziesz mógł wydać każdą kopię i, w zależności od przypadku, łatwo przywrócić potrzebną kopię.
Inne kroki, aby korzystanie z OneDrive było bezpieczniejsze
Ważne jest, aby na poziomie organizacyjnym uwzględnić nawet najdrobniejsze szczegóły, aby uniknąć narażenia i wycieku danych. Bardzo ważne jest zarządzanie bezpieczeństwem urządzeń wykorzystywanych w pracy, zwłaszcza komputerów. Jako informatyk musisz zadbać o to, aby wszystkie urządzenia w biurze i poza nim posiadały niezbędne zabezpieczenia. Mówimy o zaporach ogniowych, programach antywirusowych, antymalware i sesjach restartu w przypadku przestoju.
Z drugiej strony, jeśli masz plan powrotu do biura, musisz upewnić się, że urządzenia spełniają standardy zgodności. Należy pamiętać, że dostarczaniu przez organizację komputera do pracy z domu towarzyszy wysoki poziom ryzyka. Nie mówimy o ryzyku kradzieży, uszkodzenia lub utraty. Praca w domu nie wiąże się z tworzeniem i konfigurowaniem sieci wewnętrznej ze wszystkimi standardami bezpieczeństwa, jak również w biurze. Istnieje wiele niebezpieczeństw i trzeba się odpowiednio chronić.
Mówiąc o bezpieczeństwie podczas połączenia, poucz swoich pracowników, aby nie łączyli się z niezabezpieczonymi sieciami. Dodatkowo należy podkreślić, jak ważne jest, aby nie otwierać linków, które wydają się być wątpliwego pochodzenia. Chociaż wydaje się to być wiarygodnym źródłem, w razie wątpliwości skontaktuj się z jednym z działów wsparcia organizacji, aby to zgłosić. Wystarczy kilka sekund, aby wszystkie Twoje dane znalazły się w rękach cyberprzestępców.
Chociaż wszystkie te czynności naprawdę wymagają dodatkowego wysiłku, nie należy ich pomijać. Duże sumy pieniędzy utracone w wyniku cyberataków i naruszeń danych z łatwością przekraczają miliony dolarów. Nie ma wątpliwości, że szkody są ogromne. Dlatego wszyscy po naszej stronie musimy postępować zgodnie z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania naszymi danymi.